Reisekosten berechnen: Verpflegungspauschale, Kilometer und Hotel

Rechnet für eine Reise im Inland die Pauschalen Tag für Tag, die Kilometer und das Hotel, auch mit Frühstück im Zimmerpreis.

Ergebnis§ 9 Abs. 4a EStG

Reisekosten

244,60 €

Z. 2–5Verpflegungspauschalen: 28,00 €
Z. 6Fahrtkosten 374 km × 0,30 €: 112,20 €
Z. 8Übernachtung abzüglich 5,60 € für Frühstück: 92,40 €
Z. 9Nebenkosten: 12,00 €
Reisekosten (Betriebsausgaben): 244,60 €

Tag	unterwegs	Art	Pauschale	Kürzung
09.11.2026	16:30 Std.	Anreisetag	14,00 €	–
10.11.2026	19:00 Std.	Abreisetag	14,00 €	–

So rechnen wir

Verpflegung (Zeile 2–4): 14 € für einen Tag mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit. Bei einer Reise mit Übernachtung 14 € für den An- und den Abreisetag, ohne Mindestzeit, und 28 € für jeden vollen Tag dazwischen (§ 9 Abs. 4a EStG). Eine Reise über Mitternacht ohne Übernachtung zählt als ein Tag: Die 14 € gehören zu dem Kalendertag, an dem Sie länger unterwegs waren.

Kürzung (Zeile 5, nur Arbeitnehmer): Stellt der Arbeitgeber eine Mahlzeit, sinkt die Pauschale um 5,60 € je Frühstück und 11,20 € je Mittag- oder Abendessen, jeweils höchstens bis 0 €. Was Sie für die Mahlzeit zahlen, mindert die Kürzung dieser Mahlzeit (BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 73 und 78).

Fahrtkosten (Zeile 6–7): 0,30 € je gefahrenem Kilometer mit dem Pkw, 0,20 € mit anderen Kraftfahrzeugen; Fahrkarten in tatsächlicher Höhe. Für Selbstständige gilt der Kilometersatz nur für ein privates Fahrzeug (R 4.12 Abs. 2 EStR).

Übernachtung (Zeile 8): die tatsächlichen Kosten. Ist das Frühstück im Zimmerpreis enthalten, ohne eigenen Betrag, ziehen wir 5,60 € je Frühstück ab (Rz. 118; für Selbstständige BMF-Schreiben vom 23.12.2014, Rdnr. 11). Die Pauschale von 20 € je Nacht nur bei Erstattung durch den Arbeitgeber.

Wir rechnen in ganzen Cent. Die Werte gelten seit 2020 unverändert; für 2027 nach dem Stand vom 25. Oktober 2026, die Pläne für ein Jahressteuergesetz 2026 ändern die Beträge nicht.

Stand der Werte: 25. Oktober 2026. Änderungen an den Rechenregeln stehen unter Änderungen.

Kostenlos und geplant

Funktion	Jetzt kostenlos	Später geplant
Eine Reise im Inland	ja	nein
Pauschalen Tag für Tag	ja	nein
Frühstück im Zimmerpreis	ja	nein
Kürzung für Mahlzeiten vom Arbeitgeber	ja	nein
Viele Reisen speichern	nein	ja
Monats- und Jahresbericht zum Drucken	nein	ja
Auslandspauschalen	nein	ja

Zum Start sind alle Rechner kostenlos. Für Listen, Export und Speichern planen wir eine kostenpflichtige Erweiterung.

Für wen der Rechner rechnet

Selbstständige setzen die Reisekosten als Betriebsausgaben an. Es gelten dieselben Pauschalen wie für Arbeitnehmer, aber ohne Kürzung: Ein Selbstständiger hat keinen Arbeitgeber, der Mahlzeiten stellt, und Essen von Kunden zählt nicht (BMF-Schreiben vom 23.12.2014, Rdnr. 12).
Arbeitnehmer setzen sie als Werbungskosten an, soweit der Arbeitgeber nichts erstattet.
Arbeitgeber dürfen diese Beträge steuerfrei erstatten, für Übernachtungen im Inland auch 20 € je Nacht ohne Beleg.

Typische Fehler

Das Hotelfrühstück doppelt ansetzen: Es ist mit der Pauschale abgegolten. Steht es im Zimmerpreis, kommen 5,60 € je Frühstück vom Zimmerpreis weg.
Restaurantbelege einreichen: Für Verpflegung zählen nur die Pauschalen, keine tatsächlichen Kosten.
Die Pendlerpauschale nehmen: 0,38 € je Kilometer gelten für den Weg zur Arbeit, und zwar nur für die einfache Strecke. Bei Dienstreisen zählt jeder gefahrene Kilometer mit 0,30 €.
20 € je Nacht ohne Beleg absetzen: Diese Pauschale gibt es nur für die Erstattung durch den Arbeitgeber.
Genau 8 Stunden: Die Pauschale gibt es erst für mehr als 8 Stunden. 8:00 Stunden reichen nicht, 8:01 schon.

Was dieser Rechner nicht entscheidet

Wo Ihre erste Tätigkeitsstätte oder Betriebsstätte ist und ob eine Fahrt deshalb eine Reise ist. Ein häusliches Arbeitszimmer ist keine Betriebsstätte.
Die Dreimonatsfrist: Wer länger als drei Monate an derselben Stelle tätig ist, bekommt danach keine Pauschalen mehr. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist neu in Gang.
Reisen, die teils privat sind, mehrere Reisen an einem Tag und Fahrten über mehr als zwei Tage ohne Übernachtung.
Reisen ins Ausland: Dort gelten eigene Pauschalen je Land. Sie kommen später als Erweiterung.
Die Umsatzsteuer auf Hotel und Fahrkarten: Tragen Sie netto ein, wenn Sie Vorsteuer abziehen, sonst brutto.

Häufige Fragen

Wie hoch ist die Verpflegungspauschale 2026?

Im Inland 14 € für einen Tag mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit, 14 € für An- und Abreisetag einer Reise mit Übernachtung und 28 € für jeden vollen Tag dazwischen (§ 9 Abs. 4a EStG). Die Beträge gelten seit 2020 unverändert, nach dem Stand vom Oktober 2026 auch für 2027.

Gelten die Pauschalen auch für Selbstständige?

Ja. Für Selbstständige und Gewerbetreibende gelten dieselben Beträge als Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG). Die tatsächlichen Kosten fürs Essen zählen nicht, nur die Pauschale. Gekürzt wird bei Selbstständigen nie, auch nicht, wenn ein Kunde das Mittagessen zahlt.

Was gilt, wenn das Frühstück im Zimmerpreis enthalten ist?

Steht für das Frühstück kein eigener Betrag auf der Rechnung, ziehen Sie 5,60 € je Frühstück vom Zimmerpreis ab. Der Rest ist Übernachtungskosten, die Verpflegungspauschale bleibt ungekürzt. Ein Frühstück mit eigenem Preis zählt gar nicht: Es ist mit der Pauschale abgegolten.

Wie viel Kilometergeld gibt es?

0,30 € für jeden gefahrenen Kilometer mit dem Pkw und 0,20 € mit Motorrad oder Roller, hin und zurück. Die Erhöhung der Pendlerpauschale auf 0,38 € ab 2026 gilt nur für den Weg zur Arbeit, nicht für Dienstreisen.

Darf ich 20 € pro Nacht ohne Beleg ansetzen?

Nur wenn Ihr Arbeitgeber erstattet: Er darf im Inland 20 € je Nacht ohne Beleg steuerfrei zahlen (R 9.7 Abs. 3 LStR). Als Werbungskosten oder Betriebsausgaben zählen nur die tatsächlichen Übernachtungskosten.