E-Rechnung lesen: XRechnung und ZUGFeRD öffnen und als CSV exportieren

So rechnen wir

Formate: XRechnung in beiden Syntaxen (UBL und CII), ZUGFeRD und Factur-X ab Version 2 als PDF mit eingebetteter XML-Datei oder als reine XML-Datei, außerdem Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931 und Peppol BIS. Aus einem ZUGFeRD-PDF lesen wir nur die XML-Datei: Sie ist nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2024 (Rn. 31) der maßgebliche Teil der Rechnung.

Felder: Wir lesen die Rechnungsangaben der Norm EN 16931, etwa Rechnungsnummer (BT-1), Rechnungsdatum (BT-2), Nettobetrag (BT-109), Umsatzsteuer (BT-110), Bruttobetrag (BT-112) und Zahlbetrag (BT-115), die Aufteilung nach Steuersätzen und die Zahlungsangaben. Die Zuordnung zu den XML-Elementen folgt der XRechnung-Visualisierung der KoSIT.

Beträge: so, wie sie in der Datei stehen, in der Währung der Rechnung. Wir rechnen nichts nach und ändern nichts. Passen Netto, Steuer und Brutto in der Datei nicht zusammen, sagen wir es dazu.

CSV: eine Zeile je Rechnung, mit Semikolon, Komma als Dezimalzeichen und Datum als TT.MM.JJJJ, damit Excel die Datei direkt öffnet. Für jeden Steuersatz, der vorkommt, gibt es eine Spalte Netto und eine Spalte USt. Gutschriften stehen mit den Beträgen der Datei in der Tabelle und sind in der Spalte „Art“ gekennzeichnet.

Stand der Werte: 25. Oktober 2026. Änderungen an den Rechenregeln stehen unter Änderungen.

Kostenlos und geplant

Funktion	Jetzt kostenlos	Später geplant
Bis zu 3 Dateien auf einmal	ja	nein
XRechnung (UBL und CII) und ZUGFeRD-PDF	ja	nein
Beträge je Steuersatz	ja	nein
Export als CSV	ja	nein
Stapelverarbeitung	nein	ja
DATEV-kompatibler Export	nein	ja
Umbenannte Dateien als ZIP	nein	ja

Zum Start sind alle Rechner kostenlos. Für Listen, Export und Speichern planen wir eine kostenpflichtige Erweiterung.

E-Rechnung empfangen: was seit 2025 gilt

Empfangen müssen alle: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen annehmen können, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach reicht.
Ausstellen mit Übergang: Papier- und PDF-Rechnungen sind bis Ende 2026 noch erlaubt, 2027 nur noch bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € (§ 27 Abs. 38 UStG). Ab 2028 gilt die E-Rechnung für alle Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland.
Ausnahmen bleiben: Rechnungen bis 250 €, Fahrkarten und Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen weiter als normales PDF oder auf Papier kommen.

Typische Fehler

Nur das PDF ablegen: Bei ZUGFeRD zählt die eingebettete XML-Datei. Bewahren Sie die Datei so auf, wie sie gekommen ist.
Ein normales PDF für eine E-Rechnung halten: Ein PDF ohne XML-Anhang ist keine E-Rechnung, auch wenn es per E-Mail kam.
Die IBAN bei Lastschrift übernehmen: Bei einer Lastschrift steht in der Rechnung Ihr eigenes Konto, nicht das des Lieferanten. Der Rechner zeigt dann keine IBAN an.

Was dieser Rechner nicht prüft

Ob die Rechnung formal gültig ist (Schema und Geschäftsregeln) und alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthält. Dafür gibt es Prüfprogramme, etwa den Validator der KoSIT.
Ob Sie aus der Rechnung Vorsteuer ziehen dürfen und wie sie zu buchen ist.
Verschlüsselte PDFs und das alte Format ZUGFeRD 1.0.

Häufige Fragen

Muss ich E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen bis Ende 2027.

Wie öffne ich eine XRechnung?

Eine XRechnung ist eine XML-Datei und für Menschen schwer lesbar. Ziehen Sie sie hier in das Feld oder wählen Sie sie aus: Der Rechner zeigt Lieferant, Beträge je Steuersatz, Fälligkeit und Bankverbindung an. Die Datei bleibt dabei in Ihrem Browser.

Was ist bei ZUGFeRD anders?

Eine ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnung ist ein PDF mit einer eingebetteten XML-Datei. Für die Steuer zählt die XML-Datei, nicht das Bild im PDF. Dieser Rechner liest deshalb nur den XML-Teil. Ein normales PDF ohne XML ist keine E-Rechnung.

Gelten alle ZUGFeRD-Profile als E-Rechnung?

Nein. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 gilt als E-Rechnung, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL, die keine Rechnungspositionen enthalten (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 25). Der Rechner zeigt das Profil an und weist darauf hin.

Prüft der Rechner, ob die Rechnung korrekt ist?

Nein. Er zeigt an, was in der Datei steht, und macht es für die Buchhaltung nutzbar. Ob die Rechnung vollständig und richtig ist, müssen Sie als Empfänger weiterhin selbst prüfen. Bewahren Sie die Original-Datei auf: Die CSV ersetzt sie nicht.

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