Kurz gesagt
- Empfangen: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen annehmen können, ausdrücklich auch Kleinunternehmer. Ein normales E-Mail-Postfach reicht.
- Ausstellen: Als Kleinunternehmer müssen Sie keine E-Rechnungen schreiben, auch nicht ab 2027 oder 2028. Ihre Rechnungen dürfen immer auf Papier kommen (§ 34a Satz 4 UStDV).
- Aufbewahren: Eingehende E-Rechnungen bewahren Sie acht Jahre auf, und zwar die Datei so, wie sie gekommen ist.
Was sich 2027 ändert
Für Ihre eigenen Rechnungen nichts. Es ändert sich etwas bei Ihren Lieferanten: Bisher durften alle Unternehmen noch Rechnungen auf Papier oder, mit Zustimmung des Kunden, als PDF schicken. 2027 dürfen das nur noch Unternehmen, die im Vorjahr höchstens 800.000 € Umsatz hatten (§ 27 Abs. 38 UStG). Ab 2028 gilt die E-Rechnung für alle Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland.
Als Kleinunternehmer sind Sie für Ihre Lieferanten ein Unternehmen. Rechnungen von größeren Anbietern, etwa für Software, Telefon oder Material, kommen deshalb 2027 öfter als E-Rechnung bei Ihnen an. Weiter als normales PDF oder auf Papier kommen dürfen Rechnungen bis 250 €, Fahrkarten und Rechnungen von anderen Kleinunternehmern.
E-Rechnungen empfangen und lesen
Eine E-Rechnung ist eine Datei mit Rechnungsdaten in einem festen Format. In Deutschland kommen vor allem zwei vor:
- XRechnung: eine reine XML-Datei. Im Browser oder Texteditor sieht sie aus wie Programmcode.
- ZUGFeRD oder Factur-X: ein PDF, das wie eine normale Rechnung aussieht und die XML-Datei als Anhang mitbringt. Für die Steuer zählen die Daten im Anhang, nicht das, was im PDF zu sehen ist.
Ein PDF ohne diesen Anhang ist keine E-Rechnung, auch wenn es per E-Mail kam. Ob ein PDF einen Anhang hat und was darin steht, zeigt der E-Rechnung-Import. Er liest die Datei in Ihrem Browser und macht daraus eine Tabelle für Ihre Buchhaltung.
Aufbewahren
Jedes Unternehmen muss erhaltene Rechnungen acht Jahre aufbewahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 UStG). Bei einer E-Rechnung muss mindestens der Teil mit den Rechnungsdaten unverändert in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Das heißt:
- die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF so ablegen, wie es gekommen ist,
- ein Ausdruck, ein Bildschirmfoto oder eine daraus erstellte Tabelle ersetzt die Datei nicht,
- wer auf dem PDF etwas vermerkt, etwa einen Buchungsvermerk, bewahrt auch dieses PDF auf.
Ihre eigenen Rechnungen
Eine Rechnung als Kleinunternehmer braucht diese Angaben (§ 34a UStDV):
- Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden,
- Ihre Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer,
- das Ausstellungsdatum,
- Menge und Art der Ware oder Umfang und Art der Leistung,
- den Betrag mit einem Hinweis auf die Steuerbefreiung, etwa „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Auf Papier geht das immer, als PDF mit Zustimmung des Kunden. Eine E-Rechnung dürfen Sie freiwillig schicken; dafür brauchen Sie seit Oktober 2025 keine Zustimmung mehr.
Wenn die Kleinunternehmerregelung endet
Endet die Regelung, etwa weil Ihr Umsatz 2026 über 25.000 € lag, gelten für Rechnungen an andere Unternehmen die Regeln für alle. Für den Übergang heißt das:
- Leistungen 2026: Papier oder, mit Zustimmung des Kunden, PDF ist noch erlaubt.
- Leistungen 2027: ebenfalls, solange Ihr Umsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug. Das trifft auf fast jeden zu, der gerade aus der Regelung herauswächst.
- Ab 2028: Rechnungen an Unternehmen im Inland nur noch als E-Rechnung, außer Rechnungen bis 250 €.
Wann die Regelung endet und was dann noch gilt, steht im RatgeberKleinunternehmergrenze 2027.
Was dieser Ratgeber nicht abdeckt
Rechnungen an Privatkunden und ins Ausland, die EU-Kleinunternehmerregelung (§ 19a UStG), die Verfahrensdokumentation nach den GoBD und die Frage, welches Programm zu Ihnen passt.
Quellen
- § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen
- § 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungen
- § 27 Abs. 38 UStG: Übergangsregeln zur E-Rechnung
- § 34a UStDV: Rechnungen der Kleinunternehmer
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur E-Rechnung (Abschnitte 14.1 Abs. 5, 14.7a Abs. 3 UStAE; Rn. 60)
- BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung